Conguagli INPS di fine anno 2025: come gestire scadenze, ferie, fringe benefit e TFR

Se l’assunzione avviene nei mesi da gennaio a novembre non sono necessari adempimenti particolari; qualora invece il rapporto inizi nel mese di dicembre e i ratei vengano corrisposti nella retribuzione di gennaio, l’evento deve essere segnalato nel flusso UniEmens. In particolare, gli elementi che hanno determinato variazioni delle retribuzioni imponibili di competenza di dicembre 2025, ma i cui adempimenti contributivi sono assolti nel mese di gennaio 2026, devono essere riportati nel flusso UniEmens valorizzando l’elemento di variazione retributiva, al fine di gestire correttamente le differenze contributive e procedere al recupero delle eventuali contribuzioni non dovute.

Gestione delle assunzioni e segnalazione su UniEmens

INPS raccomanda di distinguere chiaramente la competenza del periodo retributivo dalla data in cui sono assolti gli obblighi contributivi: la competenza è riferita al mese in cui il diritto matura, mentre l’assolvimento contributivo può avvenire nel mese successivo purché adeguatamente documentato nel flusso di denuncia mensile.

Il corretto utilizzo del flusso UniEmens consente di raccordare le informazioni anagrafiche e retributive del lavoratore con le risultanze contributive effettive, evitando errori nella posizione assicurativa e nella determinazione dei periodi utili ai fini pensionistici.

Principio di competenza e impatto sulle contribuzioni

Ai fini dell’imputazione nella posizione assicurativa e contributiva del lavoratore, gli elementi variabili della retribuzione si considerano secondo il principio della competenza: ad esempio, le voci riferite a dicembre 2025 sono imputate al periodo di competenza dicembre 2025.

Tuttavia, per l’applicazione del regime contributivo (aliquote, massimali, eventuali agevolazioni) tali stesse voci possono essere considerate come retribuzione del mese in cui avviene il versamento dei contributi (ad esempio gennaio 2026). Per questo motivo, nelle dichiarazioni fiscali e previdenziali è necessario adottare criteri coerenti per evitare incongruenze tra imponibile contributivo e imponibile fiscale.

Per la predisposizione della Certificazione Unica 2026 e della presentazione mediante il modello 770/2025, i datori di lavoro devono tenere conto delle variabili retributive nel computo dell’imponibile relativo all’anno 2025. La sistemazione contributiva delle voci variabili (salvo specifiche eccezioni, come la maggiorazione del 18%) deve essere effettuata entro il mese successivo a quello cui tali voci si riferiscono.

Monetizzazione delle ferie e obbligo contributivo

Il compenso per ferie non godute (definito come compenso ferie) è soggetto a contribuzione anche se non immediatamente erogato; tale contribuzione può essere assolta nel mese successivo a quello in cui il diritto alla somma matura.

INPS precisa che l’anticipazione dell’obbligo contributivo non incide sul diritto del lavoratore a fruire delle ferie. Pertanto può accadere che le ferie vengano effettivamente godute in un periodo successivo rispetto al momento in cui è stato effettuato il versamento contributivo.

In caso di successiva fruizione delle ferie che renda privo di causa il versamento precedente, il contributo versato sulla quota relativa al compenso ferie non è più dovuto e il datore di lavoro deve procedere al recupero degli importi versati indebitamente. Il relativo compenso deve essere portato in diminuzione dell’imponibile dell’anno (o del mese) al quale era stato attribuito in precedenza.

Dal punto di vista della prescrizione, l’ente previdenziale segnala che l’effettiva fruizione delle ferie, che rende il versamento precedente privo di causa, costituisce l’evento costitutivo dell’indebito: solo da quel momento decorre il termine di prescrizione per l’azione di ripetizione a carico del datore di lavoro.

Fringe benefit: regole per il conguaglio contributivo

Nel caso in cui, in sede di conguaglio, il valore complessivo dei fringe benefit superi i limiti previsti per il periodo d’imposta 2025, il datore di lavoro deve assoggettare a contribuzione l’intero valore dei beni o servizi e non soltanto la quota eccedente.

Per determinare il superamento dei limiti occorre considerare anche i beni o i servizi eventualmente erogati da precedenti datori di lavoro nello stesso periodo d’imposta.

Ai soli fini previdenziali, se il limite è superato, il datore di lavoro che esegue il conguaglio versa contributi soltanto sul valore dei fringe benefit da lui erogati, mentre la disciplina fiscale può comportare trattenute diverse (ad esempio l’Irpef anche su benefici erogati da precedenti datori di lavoro).

Per le operazioni di conguaglio contributivo il datore di lavoro deve seguire le seguenti modalità operative:

1) Portare in aumento della retribuzione imponibile del mese cui si riferisce la denuncia l’importo dei fringe benefit corrisposti nel periodo d’imposta 2025 e non assoggettati a contribuzione durante l’anno qualora, anche a seguito di cumulo con quanto erogato dal precedente datore di lavoro, risultino complessivamente superiori a €1.000 o a €2.000 per i lavoratori con figli a carico.

2) Trattenere dal lavoratore la differenza della quota di contributo a suo carico che non è stata trattenuta nel corso dell’anno.

Se, in sede di conguaglio, il valore dei beni o servizi risulta invece inferiore al limite, non essendo possibile portare l’importo in diminuzione dell’imponibile già dichiarato, il datore di lavoro dovrà recuperare la contribuzione versata sul differenziale.

Conguagli relativi ai versamenti del Tfr al Fondo di Tesoreria

Le quote di Tfr dovute dalle aziende e destinate alle disposizioni previste dalla legge 296/2006 devono essere versate mensilmente al Fondo di Tesoreria, salvo la possibilità di effettuare un conguaglio a fine anno o alla cessazione del rapporto di lavoro.

In sede di conguaglio le aziende sono tenute a regolare eventuali differenze a debito o a credito relative alle somme versate mensilmente al Fondo di Tesoreria e ad aggiornare le misure compensative conseguenti. Ciò comporta l’obbligo di verificare riscontri contabili e documentali, nonché di conservare evidenze utili per eventuali controlli successivi.

Per ridurre il rischio di errori e contenziosi, è opportuno che i datori di lavoro adottino procedure interne chiare per la gestione delle rettifiche retributive e contributive, mantengano una documentazione cronologica delle decisioni di pagamento e aggiornino tempestivamente le denunce mensili nel flusso UniEmens.