In quali casi serve consenso o autorizzazione per i sistemi di geolocalizzazione

La questione se sia possibile installare impianti di GPS sui veicoli aziendali in uso ai dipendenti senza il preventivo accordo sindacale, attivando invece la procedura di autorizzazione presso l’Ispettorato nazionale del lavoro, richiede un’analisi della normativa e della prassi amministrativa applicabile.

Essenziale è verificare se i dispositivi di geolocalizzazione costituiscono uno strumento strettamente necessario alla prestazione lavorativa oppure se sono adottati per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza o di tutela del patrimonio aziendale. Nel primo caso rientrerebbero nella previsione che richiede l’accordo sindacale o, in difetto, il rilascio di un provvedimento autorizzativo; nel secondo, la stessa normativa prevede ambiti diversi di legittimazione e informazione.

Inoltre, la disciplina contiene una previsione probabilmente determinante: le informazioni raccolte nel rispetto delle regole previste possono essere utilizzate a fini connessi al rapporto di lavoro, compresi quelli disciplinari, purché sia garantita al lavoratore un’adeguata informazione sulle finalità e sulle modalità di trattamento.

Evoluzione nella prassi dell’Ispettorato nazionale del lavoro

Nel corso degli ultimi anni l’Ispettorato nazionale del lavoro e le strutture territoriali competenti hanno più volte pronunciato orientamenti e linee guida per definire i limiti di utilizzo dei sistemi di geolocalizzazione. A partire dal 2016 alcune direzioni territoriali hanno avviato verifiche e risposte formali, talvolta divergenti, sul tema.

Il Ministero del Lavoro ha inoltre messo a disposizione strumenti di supporto procedurale, suggerendo implicitamente la via dell’istanza autorizzativa alla direzione territoriale competente quando l’intervento non sia chiaramente riconducibile a strumenti necessari esclusivamente alla prestazione.

Una posizione interpretativa diffusa è quella assunta dalla Direzione Interregionale del Lavoro di Milano, che ha ritenuto il GPS installato su un veicolo aziendale come parte integrante dello strumento di lavoro: laddove il veicolo e il dispositivo siano inscindibili per lo svolgimento della prestazione, il sistema viene considerato uno strumento necessario e, di conseguenza, esente dall’obbligo di un accordo sindacale preventivo o dell’istanza autorizzativa.

Questa lettura si basa su orientamenti giurisprudenziali e dottrinali che hanno interpretato la nozione di “strumento di lavoro” in senso funzionale, includendo tutti gli strumenti idonei a consentire normalmente l’esecuzione della prestazione, come anche lo smartphone aziendale dotato di mappe e applicazioni professionali.

Di segno diverso è stata la decisione della Direzione Territoriale del Lavoro di Latina, che in un provvedimento autorizzativo ha subordinate l’installazione di sistemi di localizzazione alla procedura autorizzativa, anche nel caso di imprese di vigilanza che motivavano l’uso dei dispositivi con ragioni operative. Analogamente la Direzione Interregionale di Venezia ha diffuso orientamenti che raccomandano la presentazione dell’istanza ex articolo 4 sia per impianti audiovisivi sia per i GPS.

Queste divergenze territoriali hanno generato incertezza interpretativa: da un lato chi considera il dispositivo parte integrante dello strumento di lavoro, dall’altro chi ritiene necessaria l’autorizzazione quando la localizzazione non sia indispensabile alla prestazione o sia adottata per finalità di controllo più ampie.

Le implicazioni pratiche per le imprese sono significative. In assenza di un accordo sindacale è generalmente consigliabile valutare con attenzione: la reale necessità tecnica del GPS per la prestazione, le finalità dichiarate (organizzative, di sicurezza o di tutela del patrimonio), le modalità di informazione al lavoratore e le garanzie sulla conservazione, accesso e uso dei dati raccolti.

Dal punto di vista della protezione dei dati, è opportuno considerare anche i criteri di minimizzazione e proporzionalità: raccogliere soltanto le informazioni strettamente necessarie, limitare i tempi di conservazione e definire regole interne che vietino usi non pertinenti. Il coinvolgimento del Garante per la protezione dei dati personali e il ricorso a valutazioni d’impatto possono risultare utili in progetti complessi o ad alta invasività.

In pratica, per ridurre il rischio di contenziosi e sanzioni, le imprese sono invitate a preferire soluzioni meno intrusive ove possibile, a formalizzare le motivazioni tecniche e organizzative, a predisporre un’informativa chiara per i lavoratori e, quando opportuno, a cercare l’accordo con le rappresentanze sindacali o ad avviare la procedura autorizzativa presso l’autorità competente.