FAR Networks digitalizza la gestione delle spese con Soldo e riduce la riconciliazione mensile da due giorni a quattro ore

La crescita di un’azienda porta con sé nuove esigenze organizzative, soprattutto nella gestione di trasferte, note spese e acquisti aziendali. Per rispondere a queste necessità, FAR Networks, gruppo attivo nel settore dell’Information Technology, ha avviato un percorso di digitalizzazione dei processi amministrativi scegliendo la piattaforma di Soldo.

L’iniziativa ha consentito di semplificare l’intero ciclo di gestione delle spese aziendali, migliorando il controllo finanziario, la tracciabilità delle operazioni e l’esperienza dei collaboratori. Tra i risultati ottenuti, il tempo necessario per la riconciliazione mensile delle note spese è passato da circa due giornate lavorative a sole quattro ore, mentre i dipendenti non sono più tenuti ad anticipare personalmente le spese sostenute durante le trasferte.

Un gruppo in crescita punta sulla digitalizzazione

Il gruppo FAR Networks, composto da FAR Networks e Green Team e recentemente ampliato con l’acquisizione di Videogecom, conta oggi oltre 160 collaboratori.

L’espansione dell’organizzazione ha reso necessario adottare strumenti in grado di rendere più efficiente e completamente tracciabile la gestione di trasferte, rimborsi, acquisti aziendali e certificazioni informatiche.

In precedenza, il processo era basato sulla raccolta di scontrini cartacei e sulla compilazione delle note spese tramite fogli di calcolo. Questa modalità richiedeva frequenti controlli da parte del personale amministrativo, che doveva recuperare la documentazione mancante, verificare eventuali errori e predisporre i dati da trasmettere allo studio paghe.

Un’unica piattaforma per gestire tutte le spese

Con l’introduzione di Soldo, FAR Networks ha centralizzato in un’unica piattaforma la gestione delle trasferte, degli acquisti aziendali, delle certificazioni informatiche, dei rimborsi chilometrici e delle note spese.

Attualmente il sistema viene utilizzato da circa 80 utenti attivi. Di questi, circa 60 dispongono di una carta Soldo, mentre altre cinque carte aziendali sono dedicate a specifiche funzioni, tra cui Finance, IT e Acquisti.

Le carte vengono alimentate attraverso un wallet principale e un sistema di ricarica automatica che garantisce la disponibilità dei fondi necessari senza richiedere una nuova autorizzazione per ogni trasferta.

Anche i collaboratori che non utilizzano una carta aziendale possono registrare le spese direttamente tramite l’app mobile, fotografando il giustificativo subito dopo l’acquisto e associandolo digitalmente alla relativa operazione, rendendolo immediatamente disponibile al team amministrativo.

Maggiore efficienza e conformità normativa

Nel giugno 2024, FAR Networks ha integrato anche il servizio di archiviazione sostitutiva, eliminando la necessità di conservare i documenti cartacei nel rispetto delle disposizioni dell’Agenzia delle Entrate.

La gestione completamente digitale delle spese e l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili hanno inoltre consentito al Gruppo di arrivare preparato all’entrata in vigore, nel 2025, dei nuovi obblighi previsti dalla Legge di Bilancio.

Anche la fase finale del processo è stata ottimizzata grazie alla reportistica della piattaforma, che permette al team Finance di esportare automaticamente i dati in un file personalizzato pronto per essere inviato allo studio paghe, riducendo sensibilmente le verifiche manuali.

Nel complesso, FAR Networks stima una riduzione compresa tra il 30% e il 50% dei tempi necessari per la chiusura amministrativa mensile.

Le dichiarazioni dei protagonisti

Nicola Fracassi (in foto), CEO di FAR Networks, ha sottolineato che l’adozione di Soldo rappresenta un esempio concreto di come il Gruppo utilizzi la tecnologia per gestire la complessità dei processi interni, migliorando sia l’efficienza organizzativa sia l’esperienza delle persone.

Per Eliana Tettamanti, Manager Customer Success Italy di Soldo, il caso di FAR Networks dimostra come la gestione delle spese aziendali non rappresenti soltanto un’attività amministrativa, ma un elemento strategico capace di integrare controllo finanziario, produttività e benessere dei dipendenti. Secondo Tettamanti, la digitalizzazione consente infatti di ridurre le inefficienze operative e di migliorare contemporaneamente le performance aziendali e l’esperienza delle persone.