Affitti brevi, il Tar Toscana dà il via libera al check-in a distanza

I gestori di strutture destinate agli affitti brevi sono tenuti a identificare personalmente gli ospiti, ma l’obbligo di check-in può essere assolto anche a distanza utilizzando dispositivi elettronici che permettano la verifica visiva, come le videocamere: questo principio è stato ribadito dal Tar della Toscana nel respingere il ricorso di un gestore di appartamenti a Firenze contro il regolamento comunale di polizia urbana e le norme sulle locazioni turistiche.

La decisione del Tar della Toscana

Il ricorso presentato dalla società Valerix srl contestava il divieto, espresso dal regolamento comunale, di consentire l’accesso agli alloggi esclusivamente sulla base dell’invio telematico delle copie dei documenti di identità e dell’uso di sistemi di apertura automatizzata senza alcuna verifica visiva. Il Tar della Toscana ha confermato che l’identificazione deve garantire la corrispondenza tra la persona fisicamente presente e il documento esibito, ma ha precisato che tale verifica può avvenire anche a distanza tramite collegamento video.

Tar della Toscana ha richiamato:

“le modalità di identificazione (e di accesso) da remoto consistenti nella sola acquisizione dei documenti di identità degli ospiti, senza alcuna forma di controllo visivo della corrispondenza fra i titolari dei documenti stessi e le persone che fisicamente fanno ingresso nella struttura” sono vietate.

Il quadro normativo e le pronunce precedenti

La controversia nasce da una circolare del Ministero dell’Interno (Viminale) del 18 novembre 2024 che aveva critticamente segnalato l’illegittimità della pratica di accettare copie di documenti via canali telematici e di aprire gli accessi con codici o chiavi depositate in box esterni, poiché tali sistemi non consentirebbero la verifica de visu prevista dal Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza (articolo 109).

Successivamente, il Tar del Lazio aveva annullato la circolare, ritenendo che avesse introdotto un obbligo di identificazione de visu non espressamente previsto dalla normativa citata. Sul tema è poi intervenuto il Consiglio di Stato, che ha riformato la decisione del Tar del Lazio chiarendo che l’identificazione può essere effettuata mediante dispositivi di videocollegamento posti all’ingresso, a condizione che permettano di accertare la corrispondenza tra il soggetto e il documento mostrato o trasmesso al momento dell’accesso.

Implicazioni operative per i gestori

La sentenza chiarisce che la tecnologia può essere utilizzata per adempiere all’obbligo di identificazione, ma pone limiti precisi: non è sufficiente raccogliere copie dei documenti tramite piattaforme o e-mail e consentire l’accesso automatico, senza alcuna verifica visiva della persona che entra nella struttura. I gestori devono quindi implementare soluzioni che permettano un controllo in tempo reale, come sistemi di videochiamata all’ingresso o telecamere poste in modo da consentire l’identificazione senza violare la privacy degli ospiti.

Dal punto di vista dell’operatività alberghiera e delle locazioni turistiche, ciò comporta investimenti in tecnologie conformi, procedure di registrazione più stringenti e adeguamenti alle regole di protezione dei dati personali, in particolare sulle modalità di trasmissione e conservazione delle immagini e dei documenti.

Le amministrazioni locali, nel recepire il principio espresso dai giudici amministrativi, dovranno tarare i propri regolamenti per evitare divieti generici che impediscano l’uso delle tecnologie di videoidentificazione, ma restare vigili affinché le pratiche non eludano l’obbligo di controllo della corrispondenza tra persona e documento.

Privacy, sicurezza e mercato

La pronuncia riapre il confronto tra esigenze di sicurezza pubblica e tutela della privacy: l’adozione di sistemi di videoidentificazione deve essere accompagnata da misure di sicurezza informatica, minimizzazione dei dati e trasparenza verso l’ospite. In assenza di queste garanzie, i rischi legati a accessi non autorizzati ai dati o a un uso improprio delle immagini potrebbero generare contenziosi e sanzioni.

Per il mercato degli affitti brevi si profila un doppio effetto: da un lato, un aumento dei costi di compliance che può favorire l’emergere di operatori professionali in grado di offrire soluzioni integrate; dall’altro, opportunità per fornitori di tecnologie conformi che sviluppino strumenti di videoidentificazione certificati e rispettosi della normativa sulla protezione dei dati.

Infine, gli enti locali e le forze dell’ordine continueranno a svolgere un ruolo chiave nel definire prassi uniformi e nel monitorare il rispetto degli obblighi, riducendo il rischio di pratiche che possano compromettere la sicurezza o la legalità delle locazioni turistiche.

In sintesi

• L’obbligo di identificazione degli ospiti può essere assolto anche tramite videoidentificazione: ciò impone investimenti in soluzioni tecnologiche conformi, favorendo fornitori specializzati e operatori professionali nel settore degli affitti brevi.
• I gestori che si affidano esclusivamente alla raccolta telematica dei documenti e all’accesso automatizzato senza verifica visiva sono esposti a rischi legali e sanzionatori; adeguare procedure e infrastrutture è quindi essenziale per la continuità dell’attività.
• La necessità di bilanciare sicurezza pubblica e protezione dei dati personali apre uno spazio per servizi che garantiscano crittografia, minimizzazione dei dati e conservazione sicura delle informazioni, creando nuove opportunità di mercato per soluzioni compliant.