Il mio capo mi ha detto che ho ricevuto 7.000 dollari in più e posso o restituirli tutti o lavorare senza stipendio è legale?

Immaginate quanto possa essere stressante una situazione simile: Natalie è stata convocata recentemente dal suo datore di lavoro, il quale le ha comunicato una cattiva notizia. Fortunatamente non si trattava di un licenziamento, ma di qualcosa di altrettanto preoccupante e potenzialmente devastante dal punto di vista finanziario.

Il suo capo le ha spiegato che il reparto paghe aveva commesso degli errori negli ultimi mesi, con un totale di circa 7.000 dollari pagati in eccesso nell’arco di un anno.

Natalie è rimasta sbalordita. Lavorando in due impieghi, non si era accorta degli incrementi nel pagamento, e ha ammesso di non aver controllato con attenzione ogni mese gli estratti conto bancari.

Il suo datore di lavoro le ha quindi dato una notizia ancora più preoccupante: avrebbe dovuto o restituire l’intera somma oppure lavorare gratuitamente fino a “recuperare” le ore corrispondenti al denaro in eccesso. Natalie è rimasta sconvolta, poiché vive di stipendio in stipendio e non può permettersi di versare una cifra così elevata in un’unica soluzione. Il suo capo sembrava escludere la possibilità di un piano di rientro.

Natalie si è trovata in grande difficoltà senza sapere come comportarsi. Ignorava se il suo datore avesse legittimamente il diritto di obbligarla a lavorare gratuitamente o a rimborsare direttamente la somma ricevuta erroneamente.

Le norme federali sulle trattenute salariali in caso di pagamento in eccesso

Le leggi federali e statali negli Stati Uniti consentono al datore di lavoro di effettuare trattenute sullo stipendio dei lavoratori in caso di pagamenti eccessivi. Tuttavia, esistono precise regole riguardo all’ammontare che può essere detratto.

L’U.S. Consumer Credit Protection Act (CCPA) impone limiti settimanali sulle deduzioni salariali. Se i “guadagni disponibili” settimanali, cioè la somma dopo le deduzioni obbligatorie come tasse e contributi previdenziali, superano i 290 dollari, non può essere trattenuto più del 25% di tale importo. Se invece i guadagni disponibili sono inferiori a 217,50 dollari (o corrispondenti a 30 ore di lavoro al salario minimo federale di 7,25 dollari l’ora), non può essere effettuata alcuna trattenuta.

Per guadagni compresi tra 217,50 e 290 dollari, il datore può trattenere solo l’importo che eccede i 217,50 dollari.

Anche le normative statali influenzano come e quando il datore di lavoro può effettuare trattenute per pagamenti in eccesso. Nella maggior parte degli stati, l’eccesso viene considerato come un anticipo salariale e non è necessario ottenere il consenso esplicito del dipendente per procedere alle detrazioni.

In presenza di una discrepanza tra norme federali e statali sulla trattenuta di salario, il CCPA prescrive che verrà applicata la legge meno gravosa per il lavoratore, ovvero quella che comporta una minore somma trattenuta.

Le tutele specifiche offerte dallo Stato di New York

Per fortuna di Natalie, che risiede nello Stato di New York, esistono ulteriori disposizioni che tutelano i lavoratori in caso di trattenute per pagamenti effettuati in eccesso.

La normativa di New York prevede che il datore di lavoro debba comunicare al dipendente l’intenzione di procedere con trattenute per pagamenti in eccesso mediante un avviso formale.

L’avviso deve contenere informazioni essenziali, quali:

– La consegna dell’avviso deve avvenire almeno tre settimane prima dell’inizio delle trattenute, a meno che l’intera somma non possa essere recuperata con una sola busta paga e vengano seguite procedure specifiche.

– L’ammontare totale del pagamento in eccesso e la quota corrispondente per ogni periodo di pagamento.

– L’importo totale da detrarre e le date di ogni singola trattenuta.

– Le modalità e i termini entro cui il lavoratore può contestare l’errore di pagamento.

Un altro aspetto fondamentale della legge di New York è che le trattenute per pagamenti in eccesso possono essere effettuate soltanto per gli ultimi otto settimane di stipendio precedenti all’invio dell’avviso di trattenuta.

Se l’importo della somma in eccesso è inferiore o pari al prossimo stipendio, l’intera cifra può essere detratta da quello specifico pagamento.

Qualora invece l’importo superi il prossimo stipendio, la trattenuta massima consentita non può eccedere il 12,5% del salario lordo, inoltre la detrazione non deve ridurre il salario orario effettivo al di sotto del salario minimo previsto dallo Stato di New York.

È importante sottolineare che l’ipotesi avanzata dal datore di lavoro di Natalie, ovvero quella di farla lavorare gratuitamente per estinguere il debito, è illegale.

In virtù delle leggi del New York State, la detrazione degli importi pagati in eccesso è ammessa solo entro i parametri temporali e formali sopra descritti, e la semplice comunicazione verbale durante un incontro non costituisce un avviso ufficiale valido. L’azienda deve consegnare un documento scritto conforme ai requisiti legali per avviare qualsivoglia trattenuta.

Natalie dovrebbe informare il suo datore di lavoro che chiederle di lavorare senza essere pagata costituisce una violazione delle leggi sul lavoro. Spetta al datore di lavoro comunicarle correttamente l’avviso riguardo al pagamento in eccesso e alla futura trattenuta sullo stipendio.

Poiché il suo stato offre maggiori tutele in merito, è probabile che Natalie non debba affrontare una decurtazione salariale tale da impedirle di coprire le spese essenziali. Tuttavia, il suo stipendio subirà un impatto e sarà necessario pianificare il budget di conseguenza. Potrebbe dover ridurre le spese non indispensabili fino a quando le sue buste paga non torneranno al loro importo consueto.

In futuro, monitorare sia le buste paga sia gli estratti conto bancari sarà di grande aiuto per prevenire perdite di reddito inattese, offrendo anche la possibilità di rilevare eventuali sottopagamenti da parte del datore di lavoro.

Un rapporto di Ernst & Young del 2022 ha evidenziato che l’esattezza media delle retribuzioni nelle aziende si attesta solo all’80,15%, il che suggerisce che senza un attento controllo del saldo bancario, si potrebbero perdere salari dovuti.

Se si ritiene che il datore di lavoro abbia effettuato delle trattenute illegali sul salario, è possibile presentare un reclamo amministrativo presso il dipartimento del lavoro dello stato di residenza; inoltre, a seconda della normativa locale, ci potrebbe essere la possibilità di intentare una causa legale.